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Intranet SGS : un référentiel incontournable pour plus de 95000 collaborateurs

En Février 2017, SGS, leader mondial de l'inspection, du contrôle et de la certification, a souhaité migrer sa plateforme Intranet sur Microsoft Office 365. Les enjeux étaient multiples : migrer leur plateforme SharePoint vers un site collaboratif global, et faciliter le quotidien des quelques 95 000 collaborateurs en leur délivrant des informations de qualité, pertinentes et personnalisées.

Homogénéiser l'accès à l'information et aux applications

"Progressivement, SGS se transforme et se dirige vers le SaaS et le Cloud. Plus que jamais, il est crucial d'offrir à nos collaborateurs un environnement informatique stable et toujours plus sécurisé." Commence Vincent Ballini, Head of Infrastructure, Network and Cloud Services au sein de SGS.

SGS décide alors en 2017 de migrer son SharePoint 2007 vieillissant vers un portail Intranet basé sur Office 365. Le chantier comportait de nombreux challenges.

"Tout d'abord, il s'agissait de comprendre les attentes, les besoins et contraintes de chacun. Nous avons alors enquêté auprès des catégories de collaborateurs-types que nous avions identifiés : Road workers, Back office, Sales, Inspecteurs, Assistants et Management entre autres.

Malgré la diversité des métiers au sein de SGS, l'enjeu était pour tous d'avoir rapidement la visibilité sur leurs applications favorites, leurs emails non traités, sur les derniers contacts appelés ou encore sur les derniers documents ouverts ; le tout, accessible depuis n'importe quel terminal.
Cet Intranet devait être à l'image de son slogan : "Anywhere, anytime, any device".

Nous voulions que l'Intranet SGS constitue un référentiel incontournable, actualisé quotidiennement et fédérateur d'échanges." Explique Vincent Ballini.

La personnalisation des contenus était aussi l'un des axes majeurs de ce projet. En effet, les 95 000 collaborateurs sont répartis dans le monde entier, de la Finlande au Mexique, en passant par l'Angola, et ont tous des besoins spécifiques.

"Prenons un exemple : nous voulions que le HR Manager basé en Colombie voit s'afficher sur son portail Intranet des actualités liées aux ressources humaines dans son pays.
Ces contenus exclusifs ont vocation à enrichir et approfondir l'information et viennent en complément des actualités liées aux blog posts, articles de presse ou encore nouvelles acquisitions de SGS Global " Complète Vincent Ballini.

Une compréhension des enjeux et besoins métiers

"Ces exigences, SQLI les a très bien comprises. Nos interlocuteurs ont bien perçu ce que nous attendions, ce que nous voulions obtenir et dans quelle direction nous voulions faire évoluer cet Intranet." Explique Vincent Ballini.

"Le design proposé montrait que les équipes SQLI ont cherché à se mettre à la place de l'utilisateur. L'architecture de l'information, les couleurs, l'emplacement du logo, des rubriques... Tout avait été pensé pour se projeter et faciliter la prise en main des utilisateurs finaux." Ajoute-t-il.

La partie Change Management était aussi un aspect à ne pas omettre dans le projet. En effet, trop de nouvelles fonctionnalités ou "gadgets" auraient pu perturber les utilisateurs, et l'adoption de l'outil, se faire moins facilement.

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Anticiper l'évolution et les besoins changeants

"Depuis sa mise en production en janvier 2018, les premiers retours que nous avons eus, tous profils de collaborateurs confondus, sont très positifs : architecture de l'information claire et logique, information délivrée pertinente, prise en main très intuitive, etc.".

Mais plus qu'un simple Intranet, cette plateforme de collaboration et de communication a été pensée et conçue pour évoluer.
"Maintenant que les utilisateurs ont goûté à la personnalisation, ils en veulent plus ! Dès le mois d'avril, nous continuerons sur cette voie, en ajoutant toujours plus de contenus personnalisés et intègrerons au fur et à mesure les produits Microsoft Online tels que Teams.
Cet Intranet a un réel pouvoir de communication." conclut Vincent Ballini.

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