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lundi 13 février 2017

La Vaudoise Assurances améliore
l'expérience de ses 1 500 utilisateurs

Repenser de fond en comble l’interface de l’outil de GED de la Vaudoise Assurances

Doper l’efficacite des collaborateurs de la vaudoise assurances

La Vaudoise Assurances, c’est plus de 100 agences en Suisse. Chaque jour, l’entreprise reçoit entre mille et deux mille courriers à son siège lausannois. Autant de documents qui sont numérisés et rangés dans les bons fichiers clients, à l’intérieur des bons classeurs virtuels, faisant ainsi gagner à ses collaborateurs un temps considérable dans la recherche documentaire.  

« Les volumes de documents à archiver sont colossaux dans les métiers de l’assurance. C’est pourquoi nous voulions disposer d’un système sécurisé et fiable, automatisant l’ensemble des processus de numérisation et de gestion des documents » explique Christophe Moosmann, Chef de Service – Projets transversaux au sein de la Vaudoise Assurances.

Une migration evolutive de l’outil combinee à sa refonte ux et graphique

Il y a deux ans, la GED utilisée par la Vaudoise Assurances n’était plus à jour et manquait de performance.

« Nous voulions migrer vers une nouvelle version mais également apporter des améliorations au niveau du design de notre outil ; raison pour laquelle nous avons sollicité SQLI Suisse et son agence digitale WAX Interactive.

En effet, nous nous sommes rendu compte que la version initiale de l’interface n’était pas adaptée à l’utilisation des collaborateurs, qui perdaient souvent en efficacité sur de nombreuses tâches. Par exemple, lorsqu’une personne ouvrait un dossier client, elle notait sur un papier le numéro de contrat associé, pour ensuite devoir se rendre dans un autre menu et accéder à son dossier Sinistre… Trop chronophage » se souvient Christophe Moosmann.

Les experts UX de WAX Interactive ont alors pris le temps de rencontrer les collaborateurs de la Vaudoise Assurances, comprendre comment ils utilisaient la GED et même compter le nombre de clics qu’ils exécutaient pour effectuer une tâche.
Un travail qui fut nécessaire pour réaliser les maquettes de ce qu’allait être la nouvelle interface de la solution de GED.

Adoption de la nouvelle interface : des premiers retours encourageants

Si les propositions des ergonomes et visual designers de WAX Interactive ont fait l’unanimité auprès du département IT de l’assureur vaudois, il était essentiel que les autres populations de l’entreprise comprennent les enjeux de la nouvelle version technologique de la GED, mais aussi de sa nouvelle interface.

« Avec ce nouveau design, nous ne voulons pas modifier les repères de nos collaborateurs, mais bien améliorer leurs habitudes de travail en leur proposant un outil intuitif qui facilite leur travail.

Le véritable succès est que les collaborateurs, au début réfractaires à ce changement d’interface, sont aujourd’hui « convertis » et même porteurs du projet auprès des autres » se réjouit notre interlocuteur.

« Travailler sur la nouvelle interface est un plaisir. L’aspect visuel n’a rien à voir avec notre ancienne version.

Avant, la recherche d’une pièce d’identité pouvait être longue et fastidieuse. A présent, nous avons un système de fil déroulant qui accélère et améliore la recherche de documents. L’indexation est plus claire. » explique Cédric Charton, spécialiste Prévoyance – à la Vaudoise Assurances.

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