Paramétrages

Vaudoise Assurances modernisiert unternehmenseigenes Briefversandsystem

Im Jahr 2016 beschloss Vaudoise Assurances, das unternehmenseigene Werkzeug für den freien Schriftwechsel mit den Versicherten sowie die zugehörigen Prozesse zu modernisieren und zu vereinfachen.
Das Projekt steht damit im Kontext der Gesamtstrategie des Unternehmens, neue digitale Lösungen zu entwickeln und die tagtäglich von den Mitarbeitern verwendeten Werkzeuge zu verbessern.

Umstieg von einem veralteten Werkzeug auf eine benutzerfreundliche Lösung

« Bei Vaudoise Assurances werden jedes Jahr mehr als 100’000 Mitteilungen an die Versicherten versendet, und tagtäglich gehen mindestens 2’000 Briefe ein, die am Unternehmenssitz in Lausanne gescannt werden, » erklärt Axel Pidoux, Projektleiter.
« Um diese Menge an Briefen bearbeiten zu können, benötigen unsere Teams ein einfaches, benutzerfreundliches Werkzeug, das ihrer Produktivität nicht abträglich ist, » fügt er hinzu.

« Die bisher von unseren Beratern in den Geschäftsstellen und von unseren Mitarbeitern am Unternehmenssitz verwendete Lösung wies deutliche Schwächen auf. Es handelte sich um eine « Eigenentwicklung » auf Basis von Microsoft Office, die die Integration von Innovationen im Bereich dieser Technologie kaum oder gar nicht zuliess, » erinnert sich Axel Pidoux.

Das bei der waadtländischen Versicherungsgesellschaft zum Verfassen von Briefen eingesetzte System war in der Tat eine « Eigenentwicklung », die kaum erweitert werden konnte und die einfachen Anforderungen der Mitarbeiter (Archivierung, digitale Unterschriften usw.) nicht erfüllte.

« Wir wollten unseren Mitarbeitern ein benutzerfreundlicheres Werkzeug zur Erstellung ihrer Schriftstücke verschaffen, » erklärt Axel Pidoux.

Am Schnittpunkt von Technologie und Benutzererfahrung

« Nachdem wir mit einigen Anbietern gesprochen hatten, haben uns SQLI Schweiz und die zugehörige Internetagentur WAX Interactive, mit denen wir zudem schon seit mehreren Jahren an anderen Projekten zusammenarbeiten, am meisten überzeugt.
SQLI Schweiz hat uns als Lösung SharePoint in Kombination mit Word Web App angeboten, ein Werkzeug, das wir aufgrund der einfachen Bedienung weiterhin verwenden wollten, » erläutert Axel Pidoux.

In Zusammenarbeit mit den Teams von SQLI wurden in der Software Axure Modelle der Anwendungslösung erstellt. Danach wurden Fokusgruppen mit Endbenutzern gebildet, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu ermitteln.
« Die UX- und Design-Experten von WAX Interactive haben uns eine strukturierte Arbeitsumgebung zum Verfassen von Briefen in Word vorgelegt. Wir wollten, dass dieser Vorgang in Nutzungs- und Überprüfungsprozesse eingebettet ist, aber dennoch grosse Freiheiten bei der Bearbeitung erlaubt. Diese Anforderungen wurden vollends erfüllt! » erinnert sich Axel Pidoux.

"

Das Verfassen von Briefen war noch nie so einfach

Nachdem das Konzept abgenommen war, bestand die nächste Herausforderung darin, das Werkzeug möglichst nahtlos in andere Anwendungen zu integrieren.

« Heute ist es für unsere Mitarbeiter in der Pilotgruppe sehr leicht, einen Brief zu verfassen: Sie müssen lediglich in unseren Unternehmensanwendungen auf die Schaltfläche zum Starten eines freien Schriftwechsels klicken. Daraufhin wird ein Formular angezeigt, in dem der Benutzer die für den Brief zu verwendende Vorlage auswählt, bei Bedarf eine Anlage hinzufügt und schliesslich den Text in Word Web App eingibt. Daraus wird dann ein Brief erzeugt, der per Vorschau kontrolliert und anschliessend exportiert oder gedruckt werden kann.
Alle Empfänger- und Absenderdaten sowie mögliche Sendeoptionen werden von den Anwendungsdiensten automatisch eingefügt. Der Benutzer muss nichts weiter tun als den Text seines Briefes einzugeben, » freut sich Axel Pidoux.

Die Mitglieder der Arbeitsgruppe von Vaudoise Assurances sind zufrieden mit dem neuen Briefversandsystem. Es ist einfacher und benutzerfreundlicher, erhöht die Qualität der Schriftstücke und führt somit zu einer Produktivitätssteigerung unter den Mitarbeitern.

« Der nächste Schritt besteht darin, Vorlagen mit vorgefertigten Texten zu erstellen, um noch mehr Zeit zu sparen. Auch bei diesem Projekt werden die Mitarbeiter wieder eingebunden. Wir werden sie bitten, Vorlagen für Texte vorzulegen, die sie häufig schreiben müssen. Diese können dann mit wenig Anpassungsaufwand immer wieder verwendet werden. Die Mitarbeiter werden so in einer Umgebung arbeiten, die sie bereits kennen.

Die Beratungsdienstleistungen sowie das technologische und geschäftliche Fachwissen der Teams von SQLI und WAX Interactive waren sehr wertvoll für uns.

Langfristig werden auch die Arbeitsabläufe für Unterschriften, das Drucken und das Kuvertieren digitalisiert und automatisiert werden.

Mit einem vollständig digitalisierten eingehenden und ausgehenden Briefverkehr werden unsere Mitarbeiter sich nicht mehr mit physischen Dokumenten herumplagen müssen und sogar in der Lage sein, mobil in der gesamten Schweiz auf ihre Schriftstücke zuzugreifen und sie zu bearbeiten.

Das Versenden von Briefen wird dank einer angenehmen Arbeitsumgebung und der Fähigkeit, die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen, in Zukunft ein Kinderspiel sein! » schliesst Axel Pidoux.

"
  • Share
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin