Paramétrages

SGS-Intranetportal: eine Unverzichtbare Plattform für mehr als 95 000 Mitarbeiter

Im Februar 2017 beschloss SGS, der weltweit führende Dienstleister für Inspektionen, Tests und Zertifizierungsleistungen, die eigene Intranetplattform auf Microsoft Office 365 umzustellen. Dabei sah sich das Unternehmen zahlreichen Herausforderungen gegenüber. Diese umfassten nicht nur die Migration der eigenen SharePoint-Plattform auf eine weltweit verfügbare Site zur einfacheren Zusammenarbeit der über 95’000 Mitarbeiter, sondern auch die Bereitstellung hochwertiger, sachdienlicher und personalisierter Informationen, um diesen den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Vereinheitlichung des Zugangs zu Informationen und Anwendungen

«Bei SGS ist ein sich Schritt für Schritt vollziehender Wandel in Richtung SaaS und die Cloud zu beobachten. Daher ist es wichtiger denn je, unseren Mitarbeitern eine stabile und zunehmend sicherere IT-Umgebung bereitzustellen,» erklärt Vincent Ballini, Head of Infrastructure, Network and Cloud Services bei SGS.

Bei SGS wurde also 2017 der Entschluss gefasst, die in die Jahre gekommene unternehmenseigene SharePoint 2007-Plattform durch ein Intranetportal auf Basis von Office 365 zu ersetzen. Die Umstellung ging allerdings mit zahlreichen Herausforderungen einher.

«Zunächst war es wichtig, die Erwartungen, Anforderungen und Einschränkungen der Benutzer zu verstehen. Zu diesem Zweck haben wir verschiedene Kategorien für Mitarbeitertypen ermittelt, die bei uns anzutreffen sind: Unter anderem mobile Mitarbeiter, Mitarbeiter im Backoffice und im Vertrieb sowie Kontrolleure, Assistenten und Führungskräfte.

Die Herausforderung bestand darin, allen Mitarbeitern trotz der vielfältigen Beschäftigungsfelder bei SGS schnell Zugang zu ihren bevorzugten Anwendungen, nicht bearbeiteten E-Mails, zuletzt angerufenen Kontakten sowie zuletzt geöffneten Dokumenten zu verschaffen – und das alles über beliebige Endgeräte. 
Das Intranetportal sollte dem Motto ‹Immer, überall und auf jedem Gerät verfügbar› gerecht werden.

Wir wollten mit dem Intranetportal von SGS eine unverzichtbare, täglich aktualisierte Plattform und einen Kommunikationsknotenpunkt schaffen,» erläutert Vincent Ballini.

Die Anpassbarkeit der Inhalte war einer der Hauptschwerpunkte dieses Projekts. Die 95’000 Mitarbeiter des Unternehmens sind nämlich auf der ganzen Welt verteilt – von Finnland über Angola bis Mexiko – und haben alle individuelle Anforderungen.

«Es sollte z. B. möglich sein, dass einem in Kolumbien arbeitenden Personalmanager auf der lokalen Startseite des Intranetportals Neuigkeiten angezeigt werden, die auch tatsächlich das Personalwesen in diesem Land betreffen. 
Solche exklusiven Inhalte vergrößern und vertiefen den Informationsgehalt des Portals, das außerdem um Neuigkeiten wie Blogbeiträge, Presseartikel oder auch Mitteilungen zu Neuanschaffungen bei SGS Global ergänzt wird,» so Vincent Ballini.

Kenntnis der stellenspezifischen Herausforderungen und Anforderungen

«Diese Herausforderungen hat SQLI sehr gut erkannt. Unsere Ansprechpartner hatten schnell verstanden, was wir erwarteten, was wir erreichen wollten und in welche Richtung wir uns mit diesem Intranetportal entwickeln wollten,» erläutert Vincent Ballini.

«Das vorgeschlagene Design zeigte, dass das Team von SQLI erfolgreich versucht hatte, sich in den Benutzer hineinzuversetzen. Die Anordnung der Informationen, die Farben, die Platzierung des Logos, die Rubriken – alles war gut durchdacht und es wurde alles dafür getan, die Verwendung durch den Endbenutzer so einfach wie möglich zu gestalten,» fügt er hinzu.

Das Änderungsmanagement war ebenfalls ein nicht zu unterschätzender Aspekt dieses Projekts. Zu viele neue Funktionen oder «Spielereien» könnten den Benutzer schließlich behindern und die Annahme der neuen Tools erschweren.

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Voraussehen der Unternehmensentwicklung und sich ändernder Anforderungen

«Nach der Einführung im Januar 2018 waren die ersten Rückmeldungen, die wir erhalten haben, durchweg positiv: die Mitarbeiter in allen Bereichen waren begeistert von der übersichtlichen und logischen Struktur, der Relevanz der dargebotenen Informationen, der intuitiven Bedienung usw.»

Diese Plattform ist weit mehr als ein herkömmliches Intranetportal – sie ist ein auf Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit ausgelegter Knotenpunkt für Zusammenarbeit und Kommunikation. 
«Nun, da die Benutzer Geschmack an der Anpassbarkeit gefunden haben, wollen sie mehr davon! Seit April konzentrieren wir uns daher verstärkt auf diesen Bereich und fügen mehr und mehr personalisierte Inhalte hinzu. Zudem integrieren wir Schritt für Schritt weitere Microsoft Online-Produkte wie z. B. Teams.
Dieses Intranetportal ist eine wahre Kommunikationszentrale,» schließt Vincent Ballini.

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